Gestión de la impresión: controla, asegura y agiliza la impresión

No dejes que la impresión y los costes de impresión se te vayan de las manos

Organizaciones de todos los tamaños y sectores comparten una serie de retos fundamentales, como mantener los costes bajo control, proteger la información corporativa y garantizar que todos puedan trabajar de forma eficiente y productiva.

La impresión es un área en la que es fácil dejar que las cosas se salgan de control, si no se sabe quién imprime qué, qué usuarios o equipos imprimen y copian más, o cuánto cuesta todo. Los documentos pueden quedar sin recoger, lo que supone un desperdicio de dinero y recursos, y puede poner en peligro la información confidencial. Y si una impresora se avería, ¿con qué facilidad pueden los usuarios cambiar a un dispositivo alternativo?

Puedes resolver estos retos y otros más utilizando soluciones de gestión de la impresión para administrar y proteger toda tu infraestructura de escaneado e impresión. Podrás:

• Obtener una visión general de las actividades de impresión, copia y escaneado de tu organización
• Controlar quién imprime qué y cuándo
• Mantener los costes bajo control mediante la aplicación de reglas y políticas de impresión
• Proteger la información y reducir los residuos mediante la autenticación de usuarios
• Optimizar la productividad del flujo de trabajo y la gestión de las colas de impresión

Toma el control, obtén información y aumenta la flexibilidad

Querrás elegir una solución de gestión de la impresión que ofrezca las características y funcionalidades que se ajusten a las necesidades de tu organización. Entre las características que querrás tener en cuenta se encuentran:

Autenticación de usuarios

Con el control centralizado de las identidades, te aseguras de que los usuarios tengan que autenticarse en un dispositivo para liberar un trabajo de impresión. Además de proteger la información confidencial de miradas indiscretas y reducir el desperdicio de impresiones, esto permite a los usuarios enviar un trabajo de impresión a cualquier impresora en red. Algunas soluciones de gestión de la impresión también facilitan la gestión de la impresión segura desde dispositivos móviles, incluido el BYOD.

Supervisión y elaboración de informes

Te permite rastrear y supervisar el uso en tiempo real a través de informes regulares, programados y bajo demanda. Dispondrás de los datos necesarios para identificar e investigar el uso excesivo o anómalo de una persona o departamento. También puedes crear informes ejecutivos que proporcionen resúmenes de gestión de alto nivel e información de sostenibilidad.

Gestión de usuarios y costes

Puedes gestionar e imputar los costes asignando a los usuarios a centros de costes, o permitiéndoles seleccionar el centro de costes, la facturación o el código de proyecto pertinentes antes de imprimir un documento. También puedes asignar listas de precios a diferentes dispositivos, centros de costes y usuarios.

Y mediante la creación de reglas o políticas de impresión, puedes garantizar una gestión de costes más estricta permitiendo que diferentes roles de usuario accedan a diferentes dispositivos y funciones. Por ejemplo, puedes hacer que la impresión a doble cara sea la predeterminada para todos, o limitar la impresión en color a determinados roles.

La gestión centralizada de usuarios y costes puede ayudarte a reducir el gasto en servicios de impresión hasta en un 30%*.

(* Reducción de costes, YSoft, https://www.ysoft.com/en/solutions/business-challenges/reduce-costs)

Contabilidad de costes y gestión de presupuestos

Para proporcionar control de costes y flexibilidad, elige una solución de gestión de impresión que te permita asignar presupuestos de impresión a los usuarios, con la opción de recargar sus cuentas. En un entorno como el de una universidad, por ejemplo, esto te permite dar a los estudiantes una cuota de impresión gratuita que pueden ampliar según sus necesidades.

Gestión de colas de impresión

Si tienes una sala de impresión interna, puedes elegir una solución de gestión de la impresión que ofrezca una gestión eficaz de la cola de impresión de producción, además de la cola de impresión de la oficina.

Gestión del flujo de trabajo

Si estás inmerso en un proceso de transformación digital, es posible que desees asegurarte de que la solución que elijas también pueda ayudarte a desarrollar flujos de trabajo de escaneado eficientes para optimizar aún más la productividad de todos.