La mayoría de las organizaciones y empleados están familiarizados con las aplicaciones habituales de Microsoft 365, como Outlook y Exchange para correo electrónico, calendarios y tareas; y Word, PowerPoint y Excel para crear documentos, presentaciones y hojas de cálculo.
Más recientemente, Microsoft Teams se ha popularizado como herramienta para el trabajo virtual e híbrido. Muchas organizaciones utilizan Microsoft Teams para ayudar a su personal a mantenerse conectado mediante reuniones virtuales programadas y ad hoc, chats y mensajería, y también llamadas telefónicas, si la organización lo permite. Además de las reuniones periódicas, se pueden organizar otros formatos de reunión, como seminarios web y eventos en directo. En una reunión pueden participar sólo dos personas o hasta 1.000.
¿Sabías que Microsoft Teams es la puerta de entrada a todas las demás aplicaciones de
Microsoft 365, como Lists, Planner, Power Automate y otras, y a Microsoft AppSource, donde puedes encontrar aplicaciones y complementos desarrollados por terceros de confianza?
Cómo funciona Microsoft Teams
Microsoft Teams no es sólo una forma estupenda de celebrar reuniones en línea. Aquí tienes tres formas en que los equipos pueden utilizarlo para hacer más con menos:
1. Edición de documentos por varias personas al mismo tiempo
Puedes
colaborar y ser coautor de documentos en tiempo real utilizando aplicaciones de Microsoft como Word, PowerPoint, Excel y muchas otras, eliminando la necesidad de cambiar a otra aplicación o compartir documentos por correo electrónico. Y como todos trabajan en la misma versión de un documento, sabes que hay una única fuente de verdad. Sin duplicados desincronizados, sin problemas de control de versiones. Y una pista de auditoría completa de las ediciones y comentarios, para que siempre sepas quién cambió qué y cuándo.
En cuanto se crea un nuevo equipo en Microsoft Teams, se crea automáticamente una biblioteca de documentos en SharePoint. Sólo los miembros del equipo pueden acceder directamente a los archivos allí almacenados, pero, por supuesto, pueden compartirlos con otras personas en cualquier momento.
2. Gestión de proyectos y asignación de tareas
Puedes utilizar Planner dentro de Microsoft Teams para planificar tareas y
gestionar pequeños proyectos, organizando y asignando eficazmente tareas a los miembros del equipo y estableciendo plazos. Para proyectos individuales, por cierto, también puedes crear equipos dinámicos de tiempo limitado para permitir una colaboración eficiente durante la duración del proyecto.
3. Cuaderno digital compartido
Un equipo puede añadir el cuaderno digital a través de las pestañas del respectivo canal de Equipos y, a continuación, todos los miembros del equipo tienen acceso compartido a él para organizar su trabajo y gestionar proyectos, campañas y otras actividades, como establecer la agenda de reuniones y redactar actas.
Además de tomar notas, puedes:
- Pegar contenido de otros sitios, incluidas imágenes y clips de audio y vídeo,
- Clasificar la información mediante etiquetas,
- Crear secciones separadas para diferentes proyectos, canales y reuniones de equipo.
