En este artículo de blog, examinamos algunos de los mayores retos de implantación a los que se enfrentan las organizaciones, y cómo pueden superarlos con éxito.
Microsoft 365: un mundo de posibilidades, pero también de complejidades
Microsoft 365 tiene mucho que ofrecer en términos de colaboración y comunicación mejoradas y trabajo híbrido y remoto simplificado, todo lo cual puede conducir a una mayor eficiencia y productividad. La plataforma proporciona una fácil escalabilidad en línea con el crecimiento del negocio, así como un gasto mensual predecible en licencias. Y, por supuesto, encaja bien con una estrategia más amplia en torno a la adopción de la nube o SaaS, al tiempo que abre un potencial futuro para la automatización y digitalización de los procesos empresariales.
Sin embargo, garantizar el éxito de la implantación puede parecer una tarea desalentadora y compleja, especialmente para las pymes con recursos internos limitados. Basándonos en nuestra experiencia, he aquí los cinco mayores obstáculos para la implantación de Microsoft 365.
1. No tienes suficiente capacidad interna de equipo de IT
Incluso si tu empresa es lo suficientemente grande como para tener su propio equipo de IT interno, puede que te preocupe que el equipo no tenga capacidad de sobra para gestionar un proyecto de implantación de Microsoft 365 junto con las tareas cotidianas. Por otra parte, si se centran en la implantación, ¿quién estará disponible para ocuparse de las necesidades informáticas del día a día?
También tienes que tener en cuenta que la implantación de Microsoft 365 requiere conocimientos específicos, y es mejor que la lleve a cabo un equipo con mucha experiencia. Así que, aunque tu departamento de IT interno esté dispuesto, puede que no tenga la experiencia adecuada para gestionar el proyecto.
2. ¿Cómo se calculan los costes?
Una de las grandes ventajas de pasarte a Microsoft 365 es que ya no tienes que afrontar el coste y el esfuerzo de adquirir, instalar y gestionar el hardware del servidor para alojar el software. Pero aún tienes que elaborar un presupuesto para los costes del proyecto, que puede no ser fácil de calcular.
Además, puedes elegir entre varios modelos de licencia de Microsoft 365. Determinar cuál es el adecuado para tu empresa (y asegurarte de que no gastas en licencias más de lo necesario) no siempre es una tarea sencilla.
3. Te preocupa que la implantación sea compleja
Un proyecto para implantar Microsoft 365 debe planificarse meticulosamente, lo que incluye comprender y tener en cuenta cualquier dependencia técnica, de modo que Microsoft 365 pueda integrarse adecuadamente con otros sistemas empresariales. También tendrás que asegurarte de que los datos se migran de forma segura desde tus sistemas heredados, sin corrupción ni pérdidas.
Durante el proyecto, tendrás que seguirlo de cerca para asegurarte de que avanza de acuerdo con el calendario y el presupuesto. También tendrás que gestionar y minimizar cualquier posible interrupción del negocio.
4. ¿Cómo mantienes la ciberseguridad y la protección de datos?
Cuando implantes Microsoft 365, no querrás arriesgarte a poner en peligro la ciberseguridad o la protección de datos, ni a incumplir la normativa. La plataforma viene con una serie de funciones de ciberseguridad y protección de datos, pero tendrás que entender las capacidades disponibles y cómo alinearlas con las políticas de seguridad y cumplimiento de tu organización.
5. ¿Cómo formar a tus usuarios en las aplicaciones de Microsoft 365?
Está muy bien desplegar Microsoft 365, pero aún tienes que conseguir que los usuarios se comprometan con las nuevas aplicaciones y las nuevas formas de trabajar; de lo contrario, puede que no consigas los objetivos deseados. Lo ideal es que empieces a comunicar el cambio antes de la implantación y mantengas la comunicación durante todo el proyecto.
También necesitarás capacidad para formar a los usuarios en las aplicaciones de Microsoft 365 a fin de que todos se incorporen, superar cualquier resistencia o temor relacionado con la nueva plataforma, y ayudar a los usuarios a sacarle el máximo partido.
Microsoft 365 se actualiza con frecuencia, por lo que necesitarás una forma de estar al tanto de las nuevas funciones y mantener una formación periódica para los usuarios. Además, tendrás que encontrar la manera de formar a los nuevos usuarios a medida que se incorporen.
Simplemente externaliza la complejidad de la implantación de Microsoft 365 a un socio externo
Si quieres aprovechar las ventajas de Microsoft 365 sin los retos de la implementación, ¿por qué no considerar la posibilidad de externalizar el proyecto a un socio de confianza como Konica Minolta? Asumimos la complejidad de la implantación de Microsoft 365 por ti. Nuestro enfoque basado en la consultoría te proporcionará una implantación optimizada para tu situación y objetivos particulares. También podemos ayudarte a largo plazo: por ejemplo, podemos gestionar las versiones periódicas de Microsoft 365, proporcionar dispositivos para los nuevos empleados y ayudarte a utilizar las aplicaciones de Microsoft 365 para desarrollar flujos de trabajo e intranets personalizados.
¿Qué nos diferencia?
En todas nuestras empresas europeas tenemos las seis designaciones de Partner de Soluciones en la Nube de Microsoft. Esto subraya nuestras amplias capacidades en todas las áreas de soluciones en la nube de Microsoft, y demuestra que tenemos los conocimientos y la experiencia necesarios para planificar y ejecutar con éxito tu implantación de Microsoft 365.
