Lleva tu negocio al siguiente nivel con una gestión documental efectiva
La gestión documental no es una tarea fácil para muchas empresas, sobre todo si son pequeñas o medianas. Este proceso incluye diversas etapas, desde la captura y clasificación inicial de los documentos, pasando por su almacenamiento físico o digital, hasta su eventual disposición final, ya sea mediante su conservación permanente o su eliminación conforme a políticas establecidas. Además una buena gestión documental se basa en principios como la trazabilidad, la autenticidad, la confidencialidad y la preservación del contexto.
Un sistema de gestión documental es un conjunto de hardware, software y procesos que permiten realizar de forma eficiente la adquisición, indexación, almacenamiento y recuperación de documentos en muy diferentes formatos físicos y digitales.
De esta manera se facilita el acceso eficiente a la información, garantizando además su integridad, seguridad y disponibilidad, cumpliendo con la normativa legal.
La implementación de un sistema de gestión documental eficaz implica definir políticas y procedimientos claros, seleccionar herramientas tecnológicas adecuadas para capturar, almacenar y gestionar documentos, y formar y concienciar al personal sobre su importancia y correcta aplicación.
¿Parece complicado y tedioso? No te preocupes, porque Konica Minolta te ayuda a tener los conceptos claros y a darte un impulso para que abordes la gestión documental de tu empresa con confianza y el apoyo de un socio fiable y experto. Porque la gestión documental puede parecer abrumadora al principio, pero es muy importante y te ahorrará tiempo, dinero y frustración.
Tus ventajas de un vistazo
Archivo digital único
Los documentos tanto en formato papel como electrónico quedan consolidados en un archivo digital único. Todos los documentos de la empresa están digitalizados, localizados, indexados y clasificados.
Flujos de trabajo automatizados
Los flujos de trabajo están automatizados para una mayor velocidad y eficiencia de los procesos. Automatiza tus tareas y crea flujos de trabajo de aprobación para acelerar los procesos de tu negocio.
Protección de datos y copias de seguridad
El almacenamiento y la seguridad de los datos cumplen las leyes de protección de datos y de los requisitos de acceso establecidos por la empresa. Las copias de seguridad impiden que se pierda información importante.
Cumplimiento con el RGPD/GDPR
El almacenamiento y la seguridad de los datos cumplen las leyes de protección de datos y de los requisitos de acceso establecidos por la empresa.
Mayor productividad
Los documentos se encuentran rápida y fácilmente desde cualquier lugar y dispositivo conectado a Internet, lo que reduce la frustración y hace que se ahorren costes en horas de trabajo.
Tecnología OCR y Digitalización Certificada
La digitalización certificada de documentos como facturas otorga al fichero resultante del proceso de captura el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel.
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