Los retos de la gestión de contratos basada en papel
Los contratos están en la base de casi cualquier relación empresarial, desde clientes, proveedores y socios hasta empleados. Son la base de la confianza y el entendimiento. Sin embargo, con frecuencia se pasa por alto la gestión de contratos en los procesos de digitalización, dejando a las empresas en la oscuridad y expuestas a los riesgos inherentes a los procesos manuales.
Los contratos no son fáciles de gestionar de la forma tradicional basada en papel. El archivo necesita espacio, la introducción de datos y las búsquedas consumen tiempo, y las fechas límite superadas pueden originar penalizaciones por incumplimiento.
Konica Minolta está ayudando a sus clientes a llevar sus procesos de gestión de contratos a una nueva era con sus soluciones digitales. Las soluciones digitales de gestión de contratos ayudan a las organizaciones a administrar todos los documentos contractuales corporativos de una forma más sencilla y con mayor eficiencia en los flujos de trabajo.
Es posible que no haya nada más básico para un negocio que un contrato. Si las finanzas son la sangre de una organización, los contratos son el tejido conectivo de la confianza y el entendimiento que lo mantiene todo unido. Sin embargo, en muchas empresas es un punto doloroso e inflexible, porque los contratos permanecen atados a anticuados procesos basados en papel. Esto da como resultado:
- Los procesos basados en papel requieren un archivo físico que demanda un espacio considerable, horas de trabajo, tiempo y recursos;
- Las búsquedas de documentos consumen mucho tiempo;
- Es imposible mantener una visión general relevante e inmediata;
- Es muy fácil pasar por alto fechas límite críticas o periodos contractuales;
- Pueden darse prórrogas contractuales involuntarias cuando se superan las fechas límite de cancelación, lo que lleva a costes innecesarios y menos flexibilidad;
- La manipulación incorrecta puede provocar penalizaciones por incumplimientos, oportunidades perdidas y potencialmente costosas auditorías legales.
Resuelve esos retos con una gestión digital de contratos
Como cualquiera que gestione copias en papel de contratos puede atestiguar, es una tarea muy absorbente. Todos los retos del procesado manual se evitan gracias a la gestión digital de contratos. La digitalización de los contratos elimina el papel del proceso y simplifica el almacenamiento y la recuperación al poner los contratos en una única base de datos central.
Sin embargo, cada negocio es diferente, y el proceso de seleccionar e implementar una solución apropiada necesita hacerse con cuidado. Konica Minolta tiene una filosofía hacia la gestión de contratos centrada en el cliente que tiene en cuenta el entorno empresarial y los procesos de funcionamiento de cada compañía. Se diseñan soluciones de gestión de contratos a la medida según las necesidades del cliente.
Con la gestión digital de contratos de Konica Minolta, cada documento se escanea y se indexa automáticamente, notificando a los miembros de la plantilla, las partes y los firmantes. Todos los contratos se almacenan en una base de datos, por lo que todo está en el mismo lugar. Todo el mundo sabe lo que ocurre. Las ventajas de esta administración de contratos incluyen menos errores humanos, control de versiones y aprobaciones más rápidas. Toda la información que necesitas estará disponible con pulsar un botón, desde búsquedas de texto en todo el contenido hasta el análisis de las condiciones contractuales, el valor del contrato y sus parámetros.
Gestión de contratos: Recupera el control
Los contratos están en la base de casi cualquier relación empresarial, desde clientes, proveedores y socios hasta empleados. Son la base de la confianza y el entendimiento. Sin embargo, con frecuencia se pasa por alto la gestión de contratos en los procesos de digitalización, dejando a las empresas en la oscuridad y expuestas a los riesgos inherentes a los procesos manuales. Los contratos no son fáciles de gestionar de la forma tradicional basada en papel. El archivo necesita espacio, la introducción de datos y las búsquedas consumen tiempo, y las fechas límite superadas pueden originar penalizaciones por incumplimiento.
Las ventajas se notan en toda la empresa
Con las soluciones de Konica Minolta para gestión de contratos, te ayudamos a liberarte y recuperar el control sobre tus documentos y contratos. Esto no solo te ayuda a acelerar procesos, ahorrar dinero y aliviar el peso sobre tus empleados, sino que también te ayuda a mejorar las relaciones con otras empresas. El sistema estandariza y automatiza todas las fases de la gestión de contratos, desde las solicitudes hasta los flujos de trabajo de autoría y ejecución usando firmas electrónicas (como DocuSign).
Esto reduce el riesgo de costes legales o de auditoría y ayuda al control financiero. El sistema envía notificaciones en las que se señalan todas las fechas límite, aprobaciones, cambios y cancelaciones, y tus equipos de dirección pueden aprovechar al máximo todas las ventajas contractuales.
Ayuda al cumplimiento y la protección de datos mediante los derechos de autorización y acceso personal, un nivel de seguridad que excede en mucho al archivo convencional en papel.
Ventajas de la gestión digital de contratos
Completo cumplimiento legal
Hace seguimiento de todos los documentos relacionados con cada contrato (como mensajes, protocolos y otros KPI, etc.)
Control de versiones
Ahorro de costes al agilizar las búsquedas y por el uso óptimo de todas las ventajas de los contratos
Mayor transparencia gracias a la administración centralizada de los contratos
Máxima seguridad de los datos gracias a los procesos de aprobación documentada y archivado seguros
Recordatorios automáticos para evitar el incumplimiento de los plazos
Integración perfecta en los sistemas CRM/ERP existentes
Es hora de adoptar un enfoque más inteligente de los contratos
La gestión de contratos es una función central de toda empresa que abarca cuestiones tanto operativas como legales y es la base de toda relación esencial, desde clientes hasta proveedores, socios y empleados. Y sin embargo, para muchas compañías, la tarea organizativa vital de la gestión de contratos sigue siendo un proceso manual basado en papel, ineficiente y consumidor de recursos.
