Optimizando flujos de trabajo documentales
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Universidad Técnica “Gheorghe Asachi” de Iași
La Universidad Técnica “Gheorghe Asachi” de Iași, conocida también como TUIASI, es una de las instituciones de educación superior más antiguas y conocidas de nuestro país y está clasificada como universidad de investigación y educación avanzada.
Como una de las instituciones de enseñanza superior de Rumanía con una tradición de casi dos siglos en la enseñanza de la ingeniería, la ciencia y la cultura, la Universidad Técnica “Gheorghe Asachi” de Iași es también un símbolo de innovación, ya que el 65% de las patentes rumanas de los últimos 10 años están relacionadas con esta institución educativa.
- 2º puesto en el ranking de universidades técnicas de Rumanía
- 3er puesto en el ranking de investigación a nivel nacional
- 6º puesto en la clasificación general de las universidades rumanas
- 11 facultades y 21 departamentos
El reto
- Volumen de documentos y gran número de usuarios
- La pandemia, que obligó a una rápida digitalización
- El respeto de las normas de trabajo específicas del entorno universitario
- La necesidad de crear y gestionar múltiples subregistros con diferentes especificidades
La solución
- La distribución de los documentos a las personas o departamentos responsables, la facilidad de gestión y la búsqueda por índices o palabras a partir del contenido de los documentos
- Flujos de trabajo digitalizados para todo tipo de documentos, en el contexto de la pandemia
- Coordinación y correlación de la información y los datos de los documentos para aumentar la eficacia y la confidencialidad
- Registro de documentos entrantes y salientes, con la posibilidad de conceder automáticamente números de registro, reserva de números de registro para situaciones imprevistas
Las ventajas
- Fácil acceso a todos los documentos registrados en la solución
- Búsqueda fácil de documentos según la información introducida en el proceso de registro (número, fecha, solicitante, observaciones, etc.)
- Asignación de derechos de acceso a las direcciones/usuarios destinatarios
- Organización estructurada de los documentos del Registro o de cualquier otra fuente, con vista previa de los documentos
- Exportación de los documentos registrados a Excel e historial de acciones de los usuarios
