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  • Page Personnel – Servicios de personal que mejoran la fiabilidad del procesamiento de las hojas de tiempo

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Page Personnel – Servicios de personal que mejoran la fiabilidad del procesamiento de las hojas de tiempo

Simplificación mediante el procesamiento automático

Líder reconocido en el sector de la contratación de personal temporal


Page Personnel es una filial francesa de PageGroup, líder reconocido en el negocio de la contratación temporal en muchos países gracias a sus cuatro marcas: Page Executive, Michael Page Interim Management y Page Personnel. Page Personnel se dedica a la búsqueda y contratación de directivos, técnicos y profesionales para puestos temporales en diversos ámbitos empresariales.

Automatización y mejora de la eficacia en el tratamiento de las hojas de salario


Cada año se seleccionan unos 12.000 empleados temporales para satisfacer las necesidades de los 4.000 clientes de la empresa. Estos empleados, contratados y asalariados por Page Personnel, se benefician de un aparato administrativo dotado de un equipo de gestión de back office dedicado. El contrato, la nómina, la autorización médica y el seguimiento del trabajo son algunos de los documentos que figuran en el expediente de cada empleado temporal en los libros de la empresa.

Por no hablar de su hoja de tiempos, que es la base indispensable para pagar los servicios de los empleados temporales. Cada mes se envían a Page Personnel unas 3.000 hojas de tiempo, pero la información enviada por correo tradicional o por correo electrónico debe volver a introducirse en el sistema. El procedimiento es laborioso, requiere mucho tiempo y a veces es una fuente de errores, por no hablar de la clasificación errónea o la pérdida de documentos y la naturaleza heterogénea de los formatos de datos entrantes. Page Personnel quería automatizar y mejorar la eficacia del procesamiento de las hojas de tiempo de sus empleados temporales.

El departamento financiero de la empresa seleccionó el sistema de gestión de contenidos OnBase tras la exploración del mercado y una licitación tradicional.

Beneficios para el cliente


La implantación de la solución OnBase respondió a las preocupaciones de la dirección de personal de Page. El aumento de la eficacia y la gestión de errores se midieron en todas las fases del proceso. Se redujo el tiempo de captura de datos y se simplificó enormemente el proceso de validación. También se mejoró enormemente la búsqueda de registros y documentos. La introducción de OnBase permitió a la empresa automatizar el procesamiento de 120.000 hojas de tiempo anuales, el equivalente al 80% de todas las hojas de tiempo enviadas por los empleados temporales de la empresa. Este es el primer paso hacia la virtualización global de los flujos de trabajo documental en Page Personnel.

OnBase constituye la piedra angular para que Page Personnel establezca firmemente la gestión electrónica de documentos en la empresa. Ahora, la empresa pretende pasar al siguiente nivel modernizando sus herramientas y automatizando sus actividades de RRHH. A continuación, agrupará las hojas de tiempo y la facturación en un flujo de trabajo compartido para ofrecer a los clientes una mejor visión de los servicios prestados. Page Personnel también tiene la intención de flanquear OnBase con una política de archivo seguro para no tener que depender del archivo de terceros para todos sus documentos. En términos más generales, el experto en contratación de personal pretende proseguir su transformación digital con la ayuda de una herramienta central flexible vinculada a sus trabajos de ERP.

El reto

  • Proceso de reintroducción de unas 3.000 hojas de tiempo al mes en el sistema, que requiere mucho tiempo y es propenso a errores
  • Clasificación errónea o pérdida de documentos y formatos de datos entrantes heterogéneos

La solución

  • Integración del sistema de gestión de contenidos OnBase para automatizar y mejorar la eficiencia del procesamiento de las hojas de tiempo

Las ventajas

  • Automatizar el procesamiento de 120.000 hojas de tiempo al año
  • Aumento de la eficacia y de la gestión de errores
  • Se redujo el tiempo de captura de datos
  • Se simplificó enormemente el proceso de validación
  • Se mejoró enormemente la búsqueda de registros y documentos
Nathalie Baudouin

Directora de Proyectos, Page Personnel

Numerial nos causó una impresión muy profesional desde el primer momento. El equipo fue competente y estuvo al pie del cañón desde el principio hasta el final del proyecto, que optamos por gestionar con su apoyo. Pasamos de los procedimientos manuales a una cadena de procesamiento automatizada que nos permite recoger los documentos que nos envían, y luego identificarlos, indexarlos, clasificarlos y almacenarlos. La nueva organización simplifica la búsqueda de datos para la elaboración de informes y el seguimiento de los trabajos de nuestros empleados temporales. La solución OnBase no solo ha cumplido perfectamente su función en el proceso de virtualización de las hojas de salario, sino que también ha resultado ser tan versátil que pronto surgieron otras formas de utilizarla.
Mejora de la fiabilidad en el proceso de las horas trabajadas

Page Personnel recibe unos 3.000 registros al mes de horas trabajadas, que se envían por email y deben ser introducidas manualmente en el sistema. Se trata de un proceso minucioso y largo y, a veces, es una fuente de errores, sin mencionar los errores de clasificación o el extravío de documentos y la naturaleza heterogénea de los formatos de datos recibidos.

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Mejora de la fiabilidad en el proceso de las horas trabajadas