Optimización y seguridad en la gestión, mejor calidad de servicio y tiempos de proceso más cortos
Optimización y seguridad en la gestión, mejor calidad de servicio y tiempos de proceso más cortos
Especializada en ahorros y seguros durante más de 90 años, AFI ESCA es una empresa pionera del sector con casi un siglo de experiencia. Miembro del Grupo Burrus, AFI ESCA es una compañía aseguradora para el sector privado, cuyo portfolio se centra en tres familias de productos: seguros de préstamos, seguros de vida y seguros de decesos. Esta dinámica empresa con la vista puesta en Europa reporta unos ingresos de 173 millones de euros y emplea a 280 personas que trabajan en su sede en Estrasburgo, sus oficinas de Lille y sucursales locales en todas las regiones. En 2011, el volumen de documentos gestionado por la oficina de Lille (con casi cien empleados) había alcanzado proporciones enormes y consumidoras de tiempo: los registros de las pólizas y las reclamaciones de seguros podían ocupar docenas de páginas. AFI ESCA por tanto intentó acelerar y securizar la transferencia interdepartamental de información. Para hacerlo, la dirección del grupo decidió adoptar una solución electrónica de gestión documental que automatizara los flujos de trabajo y digitalizara sus voluminosos archivos.
Acceso instantáneo a 4 millones de páginas digitalizadas
AFI ESCA optó por Numerial, que recomendó la integración del sistema de gestión de contenido OnBase. En conjunto, entre ficheros entrantes y gestionar registros de archivo, el equipo ahora tiene acceso instantáneo a más de 4 millones de páginas digitalizadas.
El despliegue de este proyecto fue un éxito, gracias a la implementación de un proceso de cambio que incluia la presentación de los conceptos de DMS, validación iterativa de especificaciones, organización de formación y talleres, soporte postproducción, etc.
Incremento de 40% en productividad en la primera semana
Gracias a OnBase, se han digitalizado más de 150.000 ficheros, docenas de departamentos se han movilizado y se ha reportado un incremento del 40% en productividad desde la primera semana de producción. En vista del éxito de este primer proyecto, junto con Numerial y OnBase, AFI ESCA ha desplegado ahora un sistema de iniciación al gasto con validación de flujos de trabajo con el fin de unir la gestión de los pedidos procesados por los equipos dentro de la compañía.
Las ventajas
- Mejora de la seguridad y la confidencialidad de la información médica
- Reducción del espacio de almacenamiento y los costes asociados
- Ahorro de tiempo en todos los niveles (para tareas de archivo, búsquedas de documentos activos y archivados, compartición y procesado de información)
- Gran incremento de la productividad, es decir, el número de ofertas procesadas en menos de 24 horas
- Posibilidad de acceso simultáneo a los documentos
El reto
- Solución descentralizada y rentable en la nube para una carga de trabajo virtual con todas las ventajas del hardware local, que pueda situarse en cualquier punto del mundo
La solución
- Integración de un sistema de gestión de contenidos OnBase y Kofax para automatizar flujos de trabajo y digitalizar archivos voluminosos
Sébastien Hanot
Director de Organización y Métodos, AFI ESCA
La cooperación entre AFI ESCA y Numerial fue excepcional gracias a la eficiencia y la efectividad generadas por su constante comunicación. Ahora, además de reducir el espacio de almacenamiento y los sobrecostes, vemos una significativa mejora en la seguridad de nuestros datos y documentos. Además, todos los ficheros pueden ser accedidos por todos los usuarios al mismo tiempo, permiténdonos aumentar la productividad con casos que se procesan en menos de 24 horas gracias a KOFAX y OnBase. Ahora, con OnBase se procesa todo tipo de datos, incluso para casos especiales, gracias al flujo de trabajo altamente avanzado de la solución OnBase.
