Chats, foros, mensajes instantáneos: mantener a todos en contacto

No dejes que una mala comunicación frene a tu empresa

Dado que los estilos de trabajo híbridos parecen haber llegado para quedarse, las organizaciones deben abordar el reto de asegurarse de que los equipos y la fuerza de trabajo dispersos se mantengan conectados. Varias plataformas ofrecen mensajería instantánea, conversaciones en tiempo real y videollamadas cara a cara, pero el verdadero problema para muchas organizaciones es tomar las decisiones correctas y desplegar las herramientas adecuadas. De lo contrario, podrías enfrentarse a una serie de problemas, como:

• La falta de comunicación entre las personas, lo que provoca malentendidos o retrasos en los proyectos.
• La información clave del proyecto se pierde si los chats y los mensajes no pueden almacenarse fácilmente como otros recursos del proyecto.
• Los empleados utilizan aplicaciones y herramientas que no son apropiadas para el uso empresarial y que pueden suponer riesgos de seguridad y de otro tipo.
• Dificultad para comunicar mensajes a toda la organización.
• Oportunidad limitada para que la organización recoja y se beneficie del conocimiento compartido.

Facilita los chats, los foros y la mensajería con las herramientas adecuadas

Dependiendo de lo que quieras conseguir, puedes necesitar más de una plataforma. Por ejemplo, la difusión de mensajes a todos los empleados requiere una herramienta diferente de la colaboración en equipo. Afortunadamente,
Microsoft 365 incorpora una serie de aplicaciones de comunicación para satisfacer las distintas necesidades de tu organización.

Microsoft Teams permite la colaboración en tiempo real con colegas internos y socios externos, con chat en el lugar de trabajo, mensajes instantáneos y conferencias en línea que mantienen al equipo conectado. Esto te ayuda a trasladar las respuestas y los acuses de recibo fuera de los hilos de correo electrónico y llevarlos a los chats rápidos, que es donde deben estar.

Los miembros del equipo pueden enviar mensajes instantáneos de forma individual o en grupo, etiquetando a otros miembros del equipo para llamar su atención, en cualquier dispositivo y lugar. Los chats y los mensajes en el contexto de un proyecto suelen centrarse en los objetivos del mismo, y pueden almacenarse junto con otros recursos del proyecto para su futura consulta.

Microsoft Yammer, en cambio, puede tener un público mucho más amplio. Al actuar como una red social empresarial, Yammer permite la conexión y el compromiso entre grupos, comunidades de interés o toda la organización, lo que ayuda a que todos se sientan involucrados. Permite que todo el mundo se mantenga al día de las últimas noticias de la organización, reúne a las personas para mantener debates en tiempo real y permite conversaciones espontáneas entre colegas.

Al igual que en cualquier otro servicio de red social, los usuarios ven en su página de inicio de Yammer los contenidos y mensajes más relevantes para ellos. La selección de mensajes que se muestra en la página de inicio es personalizada, ya que refleja los intereses y la pertenencia a la comunidad de cada persona, así como las personas a las que sigue y con las que interactúa.

Yammer es fácil de usar para cualquiera, ya que se integra con otras aplicaciones de Microsoft 365. Y al formar parte de
Microsoft 365, es tan seguro como el resto de sus aplicaciones. Además, puedes obtener información de los chats y mensajes instantáneos que los empleados intercambian a través de Yammer, lo que te da la oportunidad de recopilar comentarios, cotejar conocimientos o analizar el estado de ánimo de la empresa.