La gestión documental en Recursos Humanos sigue siendo un desafío para muchas organizaciones. La acumulación de documentos sensibles, los procesos manuales y la necesidad de cumplir con estrictas normativas pueden ralentizar la operativa y aumentar el riesgo de errores. Para superar estos retos, Konica Minolta ha diseñado Doxis HR eFile.
Los departamentos de RRHH de las empresas manejan a diario un gran volumen de documentos sensibles, como contratos laborales, expedientes de empleados o gestión de bajas. Konica Minolta, a través de su solución Doxis HR eFile para Recursos Humanos, ofrece una plataforma que permite agilizar y asegurar los procesos administrativos del área, optimizando la gestión documental y la seguridad de los datos.
Con Doxis HR eFile, las empresas pueden centralizar toda la información, optimizar y asegurar todos los procesos relacionados con la gestión de personal en una plataforma segura con una interfaz intuitiva y de fácil acceso desde cualquier ubicación o dispositivo, evitando la pérdida de documentos y reduciendo los tiempos de búsqueda y validación.
Al estar centralizada toda la información de los empleados en un archivo digital único, Doxis HR eFile permite una tramitación más rápida de solicitudes y una operativa más rentable. Gracias a la automatización de tareas manuales y la reducción del papeleo, el equipo de RRHH puede enfocarse en actividades como la contratación y el desarrollo del talento.
Dado que la protección de datos sensibles es una prioridad, con Doxis HR eFile cada historial de empleado está completamente documentado, controlando quién puede ver, acceder y modificar la información. Esto asegura el cumplimiento de las normativas de protección de datos y evita filtraciones, proporcionando tranquilidad a la organización.
Algunas de las funciones destacadas de Doxis HR eFile son:
• Transparencia total del ciclo de vida del empleado: Gracias al control de las versiones y una estructura de carpetas uniforme, se obtiene una supervisión completa de cada etapa del empleado en la empresa.
• Gestión inteligente de datos: En combinación con Doxis Cognitive Services, los documentos se organizan de forma automática conforme a las normativas de protección de datos, asegurando una gestión optimizada.
• Solicitud electrónica de vacaciones: Permite archivar y aprobar solicitudes digitalmente, incluso desde dispositivos móviles, manteniendo una transparencia total para los empleados.• Automatización en procesos de integración y baja: Facilita la gestión de suministros y devoluciones de equipos, tarjetas de acceso y otros recursos, coordinando eficientemente con departamentos como IT y compras.
