Lleva tu negocio al siguiente nivel con una gestión documental efectiva
La gestión documental no es una tarea fácil para muchas empresas, sobre todo si son pequeñas o medianas. Este proceso incluye diversas etapas, desde la captura y clasificación inicial de los documentos, pasando por su almacenamiento físico o digital, hasta su eventual disposición final, ya sea mediante su conservación permanente o su eliminación conforme a políticas establecidas. Además una buena gestión documental se basa en principios como la trazabilidad, la autenticidad, la confidencialidad y la preservación del contexto.
Un sistema de gestión documental es un conjunto de hardware, software y procesos que permiten realizar de forma eficiente la adquisición, indexación, almacenamiento y recuperación de documentos en muy diferentes formatos físicos y digitales.
De esta manera se facilita el acceso eficiente a la información, garantizando además su integridad, seguridad y disponibilidad, cumpliendo con la normativa legal.
La implementación de un sistema de gestión documental eficaz implica definir políticas y procedimientos claros, seleccionar herramientas tecnológicas adecuadas para capturar, almacenar y gestionar documentos, y formar y concienciar al personal sobre su importancia y correcta aplicación.
¿Parece complicado y tedioso? No te preocupes, porque Konica Minolta te ayuda a tener los conceptos claros y a darte un impulso para que abordes la gestión documental de tu empresa con confianza y el apoyo de un socio fiable y experto. Porque la gestión documental puede parecer abrumadora al principio, pero es muy importante y te ahorrará tiempo, dinero y frustración.
Beneficios de la gestión documental
ARCHIVO DIGITALIZADO
Todos los documentos digitalizados, localizados, indexados y clasificados.
BÚSQUEDA FÁCIL
Los documentos se encuentran fácil y rápidamente, sin perder tiempo.
ACCESO INMEDIATO
Permite acceder a todos los documentos en cualquier momento, lugar y dispositivo.
RECONOCIMIENTO AUTOMÁTICO
Reconoce automáticamente los tipos de documento (albaranes, facturas, etc.) para flujos de trabajo.
DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
Digitalización homologada por la AEAT que permite eliminar los originales de facturas, etc. en papel y ahorrar espacio.
FIRMA ELECTRÓNICA
Permite firmar electrónicamente documentos con efecto legal.
GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Permite una mejor organización gestionando tareas y expedientes de la empresa.
Administración de los documentos empresariales ahora más fácil que nunca
Todo el archivo digitalizado, indexado y clasificado.
Fácil localización de los documentos sin perder tiempo.
Acceso a cualquier documento empresarial en todo momento, lugar y dispositivo.
Documentos compartidos para trabajar mejor en equipo y ser más productivos.
Reconocimiento automático de documentos (Facturas, Albaranes, ...)
Digitalización certificada de las facturas entrantes en conformidad con la AEAT
Gestión de tareas y expedientes.
Firma electrónica de documentos con valor legal
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Optimiza el tiempo del trabajo de todos tus empleados con un sistema de gestión documental. Disfruta de toda la información protegida y cumpliendo con todas las normativas del GDPR y decide cómo gestionar la información empresarial, en un servidor local, en la nube o incluso de forma híbrida.
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Ventajas
TRABAJO INTELIGENTE
Digitaliza y gestiona los documentos de forma inteligente para mayor productividad y satisfacción.
MENOS ESPACIO
Libera espacio físico de archivo al tener todos los documentos digitalizados y accesibles.
TRABAJO COLABORATIVO
Compartición fácil de documentos y trabajo colaborativo y con mayor productividad.
MAYOR SEGURIDAD
Incrementa la seguridad de acceso a los documentos, asegurando la privacidad y la confidencialidad.
CUMPLIMIENTO NORMATIVO
Permite cumplir con el RGPD/GDPR y toda la normativa sobre protección de datos personales.
GESTIÓN DE VERSIONES
Evita la existencia de documentos duplicados y su dispersión en diferentes ubicaciones.
El cuidado del medioambiente y la RSC están en nuestra naturaleza
Konica Minolta lleva décadas siendo mundialmente reconocida por su responsabilidad medioambiental y social.
Su aparición cinco veces entre las 100 Corporaciones Globales Más Sostenibles del Mundo (“Global 100”), su inclusión en la CDP Climate A List, en todos los índices ESG (Environmental, Social and Governance) del GPIF cinco años consecutivos, en el FTSE4Good Index Series 18 años consecutivos y en el ranking 2022 de EcoVadis, y su nominación como CDP Supplier Engagement Leader 2022, son solo algunas de nuestras credenciales.
